72. Rappel – Extrait versements anticipés
Nouveau rappel à la fin de la préclôture pour vérifier que l’extrait de compte « versements anticipés » est en votre possession ou qu’il a été réclamé s’il n’est pas encore arrivé.
73. Rappel – Relevé 276T – Pers.Supplémentaire
Nouveau rappel à la fin de la préclôture pour vérifier que le relevé 276T a bien été reçu ou qu’il est bien réclamé s’il apparaît conformément aux points 10 à 13, qu’il est vraisemblable qu’il y a eu augmentation de personnel.
74. Rappel – Bilan social
Bien vérifier toujours au stade de la préclôture que le bilan social a bien été reçu ou qu’il est réclamé et vérifier également que le bilan social reçu ou réclamé correspond bien à l’exercice social (Important surtout pour les chevauchants).
75. Première vérification du taux ISOC
La vérification du choix du type de taux (réduit ou plein) doit être faite à ce niveau. Cette vérification se fait sur la page 7 point 180, 1 à 5. Les différents critères doivent être examinés et faire l’objet d’une croix dans les colonnes « OUI » ou « NON » ainsi que compléter les données demandées. (voir « Note sur les taux réduits »).
Ce contrôle devra être refait en clôture définitive sauf s’il apparaît qu’un des critères confère le taux plein dès la préclôture (ex.détention de plus de 50% des actions par une autre société, dividende > 13% du capital distribué durant l’exercice en cours de clôture…)
76. Projet déclaration fiscale + calcul Kluwer ISOC
Projet de calcul I.Soc. à éditer au départ de KLUWER) , (rappel : ne pas mettre le détail des postes de DNA dans KLUWER car cela peut générer des erreurs : le détail de chacun des postes de DNA se fera au moyen de la feuille excel reprise dans le fichier « Annexes fiscales » de l’exercice et KLUWER ne reprendra que le total de chaque rubrique) A ce stade, le calcul doit être présenté sans ajustement de l’impôt – Seul le calcul final reprendra l’ajustement de l’impôt en DNA, avec les réserves corrigées tenant compte du report à l’actif ou de la provision fiscale constituée. (mention à faire dans la rubrique « Impôts » de KLUWER).
77. Attention ==> Mise à jour Planning mural équipe => « »Remis manager/responsable « »
La mise à jour du planning mural devra permettre de voir que le dossier a été remis à votre manager pour finalisation. Pour rappel, le manager de chaque dossier est défini sur le premier onglet d’Azur.
78. Date de remise du dossier au responsable/manager par le gestionnaire
La date de remise du dossier par le titulaire devra être complétée par le titulaire. Ce point a été ajouté, afin d’essayer d’éviter qu’une date de clôture prévue ne soit dépassée par la tardivité du retour du dossier. Le respect de la date de clôture résulte en effet d’une bonne synergie entre le titulaire et le manager qui se doit de retourner le dossier pour la clôture définitive, dès que possible et en tous cas dans un délai raisonnable.
79. Notes des points à revoir et des remarques du gestionnaire sur la préclôture (à compléter éventuellement sur feuille jaune « »A Revoir » »)
Le gestionnaire du dossier a ici, la place afin de faire les remarques qu’il juge nécessaire à l’attention de son manager ou son responsable sur les points encore en suspens. A noter que si de trop nombreux points restent en suspens, ils pourront être repris sur une feuille jaune « A REVOIR » et il s’indiquera d’établi une « pré-pré-clôture » pour permettre d’en régler la plupart afin d’avoir une vraie pré-clôture où seules les décisions finales devront encore être prises.
Cette procédure doit rester une exception, car cela signifie que le dossier aura été insuffisamment suivi durant l’exercice.
| DERNIERES INSTRUCTIONS – PASSAGE A LA PHASE DE CLOTURE DEFINITIVE |
80. Instructions finales pour passer en clôture définitive :
Ce point permettra au manager ou au responsable de noter les instructions pour passer aux comptes définitifs et parvenir à la clôture définitive.
81. Date de remise du dossier au gestionnaire pour clôture définitive
Suite logique du point 78, le responsable doit compléter la case avec la date à laquelle le dossier retourne chez le titulaire pour être finalisé. L’objectif doit toujours être que l’écart entre les dates des points 78 et 81 soit le plus court possible.
| VI. CONTROLES A EFFECTUER – CLOTURE DEFINITIVE |
Finalisation des comptes et rédaction rapport comptable définitif
82. Rémunération complémentaire, Si oui, vérifier qu’elle est reprise sur un relevé 325
Si en cours de clôture, il est décidé d’attribuer une rémunération complémentaire, il faut vérifier si un 325.20 a bien été établi pour matérialiser cette attribution. Pour rappel, si le dossier IPP est tenu à la Fiduciaire, il faut mettre une copie de la fiche 281.20 dans le dossier IPP du dirigeant. (Via la gestion des salaires de KLUWER si les déclarations au précompte professionnel sont établies chez nous par le secrétariat ou via Corporate Copyright si la fiche complémentaire est exceptionnelle).
83. Y a-t-il eu un nouveau contrat Pro Boss durant l’exercice
Si la société a conclu un contrat ProBoss durant l’exercice en cours de clôture, il faudra bien vérifier que l’avantage en nature a bien fait l’objet d’une déclaration au précompte professionnel conformément aux instructions communiquées par ProBoss. Les emails reçus de ProBoss auront dû être classés correctement dans Azur au fur et à mesure de leur réception.
84. Y a-t-il eu clôture d’un contrat Pro Boss durant l’exercice
Si la société a conclu un contrat ProBoss l’exercice précédent, il faudra bien vérifier la prise en charge de l’annulation des options conformément aux instructions communiquées par ProBoss. Les emails reçus de ProBoss auront dû être classés correctement dans Azur au fur et à mesure de leur réception.
85. Calcul final des intérêts sur comptes courants débiteurs ou créditeurs + copie dossier
Toujours à l’occasion de la clôture définitive, il peut y avoir une modification des comptes courants débiteurs ou créditeurs des associés ou dirigeants (rémunérations complémentaires, loyers, avantages en nature portés en compte courant…). Il faut alors les intégrer dans le calcul final des intérêts dus ou attribués. Idéalement, le calcul des intérêts sera ajouté dans un onglet du fichier Excel de la situation comptable et imprimé pour être mis au dossier comptable.
86. En cas de paiement d’intérêts créditeurs sur avance => préparation Relevé 273 Excel
Si des intérêts créditeurs ont été octroyés et qu’ils sont soumis à une retenue de précompte mobilier, il s’indique de préparer le relevé 273 dans l’onglet prévu « 273 » du fichier du rapport comptable. « Note sur la retenue de précompte mobilier sur intérêts ». Pour rappel, les intérêts qui n’ont pu être déclarés à temps et qui engendreraient un intérêt de retard au précompte mobilier, il s’indique de les provisionner en charges à imputer et de les attribuer courant de l’exercice suivant pour être dans le délai de déclaration et de paiement du précompte dû.
87. Préparation du courrier relatif au paiement du Pr.M. et des montants nets + cocher case « »secrétariat » »
Afin de pouvoir communiquer le montant du précompte mobilier aà payer et les coordonnées du paiement à reprendre, un projet de courrier sera préparé au départ du modèle qui se trouve dans 04. Clôtures comptables et déclarations fiscales et qui s’intitule « Intérêts PrM XX% à partir du 01.01.20XX ». Ce courrier sera laissé au dossier et c’est le responsable qui le remettra au secrétariat avec son feu vert pour lancer la déclaration sur PrM on Web.
88. Avantages nature, calcul dans l’onglet 6Client – Si oui, y a-t-il bien eu un 325 ? Si pas 325, porté en C/C ou facturé ?
Si des avantages en nature, auto, intérêts ou mise à disposition immeuble notamment, bénéficient à des dirigeants, bien vérifier que l’avantage a été porté en compte courant ou en rémunération et qu’alors un 325.20 complémentaire a bien été établi. Pour rappel, si le dossier IPP est tenu à la Fiduciaire, il faut mettre une copie de la fiche 281.20 dans le dossier IPP du dirigeant. (Le complément sera établi via la gestion des salaires de KLUWER si nous établissons les déclarations au précompte professionnel ou via Corporate Copyright dans le cas contraire) – A noter qu’un onglet a été ajouté au rapport comptable afin de détailler les différents avantages en nature figurant au dossier et cette annexe doit être correctement et complètement remplie.
89. Calcul requalification loyer – onglet 6Client – Si oui, reprise sur relevé 325 ?
Ne pas oublier que si un loyer est attribué à un dirigeant ou un associé, il faut examiner la relation entre ce loyer et le revenu cadastral (ou partie de revenu cadastral correspondant à la partie louée) afin de déterminer l’éventuelle requalification de loyer en rémunération. Ce point a également été détaillé dans l’annexe 6 Client du rapport comptable. Ce point demande donc que soit traités la requalification, mais également le fait qu’un relevé 325.20 complémentaire a bien été établi chez nous (ou communication des données au secrétariat social). (Voir Article « Note Requalification de loyers ») Pour rappel, si le dossier IPP est tenu à la Fiduciaire, il faut toujours bien mettre une copie de la fiche 281.20 dans le dossier IPP du dirigeant.
90. Des tantièmes ont-ils été octroyés sur l’exercice précédent ? – Si oui, repris sur relevé 325 de l’année en cours ?
Vérifier si une distribution de tantièmes a eu lieu lors de l’affectation de l’exercice précédent. Si c’est le cas, il faut alors également vérifier que ces tantièmes ont été attribués (distinctement ou par prélèvement sur les rémunérations ordinaires de l’exercice suivant). Ces tantièmes devront se retrouver dans la justification de la différence entre le 325.20 établi et la prise en charge de la rémunération de l’exercice.
91. L’annexe IPP, pour les dirigeants, a-t-elle bien été établie ? – Si oui, une copie mise dans le dossier IPP du/des dirigeant(s)?
L’annexe IPP (suivant modèle) est établie par le collaborateur clôturant le dossier société, afin d’éviter que lors de la rédaction de la déclaration IPP, il ne faille refaire le tour des dossiers sociétés pour s’assurer de l’exhaustivité des informations. Cette annexe doit mentionner clairement si une rémunération a fait l’objet d’un 325.20, d’un 325.20 complémentaire, ou si une somme est attribuée sans faire l’objet de fiche. Une copie devra avoir été classée dans le dossier IPP du bénéficiaire du/des revenu(s). (Voir note « Annexe IPP » + modèle Azur de la fiche)
A noter que si l’annexe IPP ne reprend qu’une partie de l’année (exercice chevauchant), il sera nécessaire de bien le faire ressortir sur cette annexe pour attirer l’attention de celui qui rédigera la déclaration à l’IPP.
92. Intérêts sur avance à requalifier en dividende ? – Si oui, quel est l’impact de la requalification + point 112 et taux Isoc – distribution dividendes > 13% capital
Si des avances de dirigeants ou d’associés/actionnaires sont rémunérées, il faut examiner si tout ou partie ne doivent pas être requalifiées en distribution de dividendes. Si c’est le cas, il faudra être attentif au taux du précompte à appliquer (la partie du dividende provenant de la requalification sera toujours soumise à un taux de 25 %), ainsi qu’au point 39) Rédaction d’un relevé 273A.
Il ne faudra pas non plus oublier l’implication de cette distribution sur l’obtention ou non des taux réduits à l’ISoc (distribution > 13% du capital réellement libéré et restant à rembourser – numéraire ou apport en nature sans tenir compte des réserves taxées ou immunisées ainsi que des plus values de réévaluation éventuelles incorporées au capital) (Voir article « Note de synthèse relative à la requalification des intérêts en dividendes à l’impôt des sociétés »).
93. Y a-t-il eu un nouveau contrat Tax Shelter durant l’exercice ou existe-t-il un contrat en cours ? – Vérification des écritures relatives à l’immunisation temporaire et définitive
Si un contrat Tax Shelter a été conclu antérieurement (ancienne législation) ou courant de l’exercice après le 1er janvier 2015 (nouvelle législation), bien vérifier que les écritures comptables ont été correctement passées dans le dossier – Voir « Note de synthèse relative aux écritures Tax Shelter »
94. Deuxième et dernière vérification du choix du taux ISOC (page 7)
Le choix des taux réduits/plein a déjà été examiné lors de la préclôture. Toutefois, il est bon de s’assurer que les éventuelles options prises lors de la clôture définitive n’ont pas modifié les données de ce choix préalable. Il est donc important de repasser les conditions une nouvelle fois pour être sûr, car les implications comptables et fiscales du type de taux applicable sont toujours plus importantes. En fonction du type de taux applicable, il faut alors vérifier à nouveau que les dispositions taux réduits ou plein sont correctement appliquées.
Finalisation des Concordances
95. Concordance Loyers ( payés et/ou perçus) et Comptabilité (Rapport comptable 6 Annexe)
Si des loyers sont payés, il faudra établir une concordance entre la comptabilité et l’annexe prévue au rapport comptable en détaillant le loyer et les éventuelles charges locatives payées à chaque propriétaire. L’établissement de cette annexe fait l’objet d’une note spécifique, présentant un modèle standard afin d’obtenir une présentation uniforme de tous les dossiers. Voir note synthèse « Concordance loyers et Comptabilité ».
De manière facultative et principalement si cela ne demande pas trop de travail, un détail des loyers perçus pourra aussi être établi dans l’Annexe 6 Annexe.
96. Concordance TVA et Comptabilité (Rapport comptable – Annexe fiscale 7)
Si le dossier est assujetti à la TVA, une concordance TVA devra établie avec le chiffre d’affaires déclaré au compte de résultats et être jointe aux annexes fiscales. L’établissement de cette annexe fait l’objet d’une note spécifique, présentant un modèle standard afin d’obtenir une présentation uniforme de tous les dossiers. Voir note synthèse « Concordance TVA et Comptabilité ».
97. Concordance 325.XX rémunérations et Comptabilité (Rapport comptable – Annexe fiscale 8)
Le point a) examine si des rémunérations sont octroyées. Le cas échéant, une concordance 325 devra être établie avec les rémunérations prises en charge dans la comptabilité et être jointe aux annexes fiscales. L’établissement de cette annexe fait l’objet d’une note spécifique, présentant un modèle standard afin d’obtenir une présentation uniforme de tous les dossiers. Voir note synthèse « Concordance 325 et Comptabilité ».
Les points b, c et d) visent à vérifier la présence des relevés 325.10 à 18 pour le personnel et 325.20 pour les dirigeants. A noter que le relevé 325.20 est dédoublé afin de s’assurer que l’on a bien le relevé initial et l’éventuel complément qui aurait été établi lors de la clôture.
98. Concordance 325.45 droits auteurs et Comptabilité (Rapport comptable 6 Annexe)
Si des droits d’auteurs ont été pris en charge durant l’exercice, une concordance entre comptabilité et les bénéficiaires devra être réalisée dans les annexes comptables. L’établissement de cette annexe fait l’objet d’une note spécifique, présentant un modèle standard afin d’obtenir une présentation uniforme de tous les dossiers. Voir note synthèse « Concordance 325.45 droits auteurs et Comptabilité ».
99. Le relevé 325.45 est il au dossier (Existant ou si créé dans Corporate => cocher case secrétariat)
Si une concordance 325.45 est nécessaire, il faudra bien vérifier que le relevé 325.45 ait bien été reçu s’il a été établi par un tiers ou établi en interne dans Corporate. Dans ce dernier cas, il faudra veiller à cocher la case au point 172 de la check list afin que le secrétariat sache qu’il doit ou a dû déposer un tel relevé.
100. Concordance 325.50 honoraires, commissions et royalties avec Comptabilité (Rapport comptable 6 Annexe)
Si le dossier est assujetti à la TVA, une concordance TVA devra être jointe aux annexes fiscales. L’établissement de cette annexes fait l’objet d’une note spécifique, présentant un modèle standard afin d’obtenir une présentation uniforme de tous les dossiers.(Voir notes synthèse « Concordance loyers et Comptabilité », « Concordance 325 et Comptabilité » pour les rémunérations, « Note annexe Rapport Compta relevé 325.50 » pour les commissions et honoraires et note « Concordance TVA et Comptabilité » pour le chiffre d’affaires TVA.
Finalisation de la déclaration fiscale définitive et de ses annexes
101. Vérification des données de base dans Kluwer (à effectuer dans la gestion centrale des données + import)
Avant de compléter les données de la déclaration, il importe d’a bord de bien vérifier que les données de base dans KLUWER sont toujours d’actualité. S’il s’avère que du changement est intervenu, il s’indique de faire la ou le modifications dans la gestion centrale des données puis seulement de rentrer dans le programme et dans le menu « Importations des données », lancer « Données d’identification ».
102. Adaptation de l’exercice précédent si données modifiées lors d’un contrôle fiscal (voir notes contrôle fiscal)
Si un contrôle a modifié les données de l’exercices précédents, il faut aller dans « Gestion situation de début » et noter manuellement (colonne B) les corrections afin d’obtenir les chiffres corrigés dans la colonne C « Situation début de période (A + B).
103. Changement de contrôle au sein de la soc.? (report des déductions de perte/crédit Impôt/DPI/DCR)
Attention, si un changement d’actionnariat a eu lieu dans le courant de l’exercice en cours, les pertes antérieures, ainsi que la déduction pour investissements et la déduction capital à risque non encore déduits sont susceptibles de ne pas pouvoir être utilisés dans le futur. Voir note « Changement actionnariat ».
104. Le sommaire fiscal mentionne-t-il bien toutes les annexes nécessaires au dossier ?
Afin de compléter ce point, il sera nécessaire de refaire la vérification des annexes nécessaires au dossier en fonction des différents points rencontrés durant l’exercice. Cette vérification se fera en repassant les points 182 à 202 de la page 8.
105. Toutes les annexes fiscales sont elles bien complétées – Dernière vérification suivant check list page 8
Si toutes les annexes sont bien reprises au sommaire, sont elles toutes bien complétées et de manière exhaustive ? Bien prendre quelques instants pour relire les documents imprimés pour s’assurer que tout est correct.
Société en difficultés (A ne traiter que pour les S.P.R.L, S.C.R.L, S.A ou S.C.A sinon « »N/A » »)
106. Si perte reportée au bilan ou résultat avec deux pertes successives/art 96,6° C.Sociétés, continuer, sinon passer à la rubrique suivante => « »Affectation du résultat » ».
Le point « Sociétés en difficultés » doit être examiné uniquement pour les sociétés qui disposent de la responsabilité limitée. De plus, si la société est bénéficiaire au niveau du compte de résultat et qu’elle affiche un report de résultat bénéficiaire, les points 107 à 110 peuvent être passés. Dans le cas contraire, il faudra examiner les points suivants en fonction de l’importance et de la récurrence de la perte.
107. => mention dans rapport de gestion publié avec BNB ou sur page libre BNB (si pas de rapport de gestion publié)
Si une perte reportée figure au bilan, ou si deux pertes successives sont constatées, l’organe de gestion de vra faire mention du maintien des règles d’évaluation en régime de continuité soit dans le rapport de gestion (grandes sociétés – schéma complet), soit dans la page libre des comptes annuels (schéma abrégé). Voir Note « Justification perte deux exercices ou perte reportée ».
108. Si actif net < 50% capital social => Rapport spécial art. 332/431/633 C.Soc ? (ou courrier client responsabilité dirigeants)
Si l’entreprise affiche un actif net inférieur à la moitié du capital social, il faudra que l’organe de gestion établisse un rapport spécial en application de l’article adéquat selon la forme de société, pour expliquer s’il est ou non possible de poursuivre les activités de l’entreprise et de justifier cette proposition.
109. Si actif net < 50% capital social => PV Assemblée générale extraordinaire (ou courrier client responsabilité dirigeants)
Une assemblée générale extraordinaire devra être tenue dans les deux mois de la constatation de cette situation (au plus tard deux mois après l’établissement des comptes statutaires), délibérant sur le rapport spécial de l’organe de gestion et le plan de redressement établi en cas de proposition de poursuite de l’activité. Cette assemblée devra décider ou non de poursuivre l’activité, sans nécessairement tenir compte de l’avis de l’organe de gestion.
110. Plan financier établi en applic. des articles 332/431/633 du C.Sociétés ? (ou courrier client responsabilité dirigeants)
Il est grandement conseillé de réaliser, en accord avec le client, un plan de redressement (éventuellement sur Gescap) dans tous les dossiers visés par ce point. Au cas où le client ne souhaite pas remplir cette obligation, un courrier devra lui être adressé afin d’attirer son attention sur les risques encourus par les dirigeants de l’entreprise quant au non respect de cette obligation.
111. Affectation à la réserve légale (5% bénéf. ex. jusqu’à 10% du capital souscrit – si responsabilité limitée)
Ne pas oublier que la réserve légale doit être au moins égale à 10% du capital souscrit (pas du capital libéré). Si ce niveau n’est pas atteint, il faut au moins consacrer 5% du résultat bénéficiaire de chaque exercice pour atteindre le montant minimum. A noter que dans les petites sociétés, cette réserve peut être utilement dotée immédiatement et en une seule fois pour éviter d’inutiles écritures sur plusieurs exercices.
112. En cas de distribution de dividende => préparation Relevé 273 A Excel
S’il y a distribution de dividendes, il faut examiner si ceux-ci sont frappés d’un précompte de 25%, de 20% ou 15% (nouvelles sociétés ou augmentation de capital en application de l’article 269 CIR92 –après le 1er juillet 2013 + autres cond