Clôtures réalisées à partir du 1er janvier 2016.
Vous pouvez télécharger le modèle en cliquant ici.
| Cette note n’a pas pour ambition de prévoir de façon exhaustive tous les cas qui pourraient se présenter dans la pratique. Cette note présente cependant de façon déjà détaillée comment effectuer les contrôles et remplir correctement la check list. En cas d’hésitation, votre manager peut être consulté. |
| Préambule |
La feuille rose a été mise à jour pour les clôtures qui seront exécutées dès ce 1er janvier 2016.
Merci donc de bien vérifier que les feuilles utilisées représentent bien la dernière mise à jour qui se trouve dans les modèles de documents Azur en format « pdf » sous le vocable « Check list clôture dossier Dernière Version 2016».
Il est apparu opportun de clarifier, standardiser et reclasser divers points pour une utilisation plus fluide de ce document, ce pourquoi la présente note d’organisation est établie.
| Entête de la feuille – Page 1 |
L’entête de la première page a été revue en fonction du but recherché qui reste, d’établir les check list au début de la période et ainsi préparer en même temps le planning des clôtures.
On trouve donc dans les premières informations, la date de création de la check list, la date de l’assemblée générale, le nom du dossier et l’exercice fiscal. On retrouve ensuite le responsable et le manager, la date prévue au planning et les dates de début et fin de l’exercice comptable.
Ces informations seront recueillies dans le dossier Azur dans l’onglet CliSoc+ et peuvent, en cas d’incohérence entre elles, être revues avec les manager et responsable de l’équipe, de même que si les clôtures dont vous avez la charge sont mal réparties dans le temps, elles pourront être adaptées dans Azur pour une meilleure adéquation avec le temps disponible.
Le « Dossier », l’exercice fiscal ainsi que les dates de début et de fin d’exercice comptable n’amènent aucun commentaire spécial. Merci de vérifier leur adéquation avec Azur toujours à l’onglet CliSoc+ et de signaler toute modification nécessaire.
Quant au type de rapport à établir, il est rappelé qu’il DOIT être mentionné dans Azur à l’onglet « Divers » dans la case « Rapport » pour chaque client. Nous avons maintenu cette demande afin de bien réserver les rapports complets qui sont plus chronophages uniquement aux dossiers où le client en fait quelque chose. Nous insistons donc pour que le type de rapport soit bien adapté dans chaque dossier et éviter des travaux inutiles.
Les vocables Rapport comptable « Simplifié » et « Complet » n’amènent aucun commentaire spécial puisqu’ils font référence aux modèles de rapports automatisés Version 2016 – 5.01 (disponibles dans le « client » Azur SECRETARIAT suite aux problèmes de fusion des données Azur rencontrés dans Excel. Le vocable Rapport Spécial signifie qu’il ne s’agit d’aucun des deux rapports précédents. Dans ce cas, il peut s’agir d’un rapport ancien mais aussi d’un rapport en anglais ou en néerlandais par exemple, d’un rapport de type ancien qui est pré rédigé par un client et qui de ce fait ne rentre pas dans les canevas automatisés qui doivent toujours être privilégiés.
Pour rappel, l’ensemble des procédures et des fichiers Excel qui ont été développés en interne par la Fiduciaire sont sa seule propriété et ne peuvent être diffusés à l’extérieur, que ce soit auprès de clients, de connaissances ou même utilisés par vous en dehors de votre travail à la fiduciaire.
| Utilisation du OUI/NON/N.A. |
L’utilisation des OUI, NON et N/A reste inchangée par rapport aux versions précédentes
Les petites cases prévues en regard de chaque point sont soit pré complétées et les mentions inadéquates doivent être biffées, soit doivent être complétées manuellement, impérativement tant par le titulaire que par le responsable exclusivement :
- Avec un OUI le point est traité, et le ou les documents ont été créés et sont joints au dossier
- Avec un NON le point a été vérifié et il n’y a pas de suite à donner (ex. points à revoir)
- Avec un NA le point n’est pas applicable à ce dossier (NA : Non Applicable)
A noter qu’exceptionnellement certains points peuvent faire l’objet d’une simple croix (X) dans la petite case prévue pour la phase de préclôture (Annexes fiscales ou points à traiter par le secrétariat notamment)
Première question à se poser :
Le point examiné est il applicable à mon dossier Oui ou Non ? Si Non => facile NA.
Si « OUI » et donc applicable, y a-t-il eu traitement et création d’un document ? Si c’est le cas, la mention à porter sur la feuille rose est alors OUI. Par contre, si bien qu’applicable au dossier, le point ne nécessite aucune suite à donner après vérification, alors la mention à apporter est NON.
Exemples :
Pour l’examen de l’absence de majoration pour les 3 premiers exercices :
| 1er stade : on n’est pas dans un des trois premiers exercices de la société et donc réponse |
N/A |
| 2ème stade : on est dans un des trois premiers exercices : | |
| 1er cas : on a donc droit à l’absence de majoration |
OUI |
| Dans ce cas, la réponse NON n’est pas possible |
Faut-il renouveler le mandat du commissaire :
| 1er stade : pas de commissaire requis donc réponse |
N/A |
| 2ème stade : commissaire présent dans la société : | |
| 1er cas : mandat venant à expiration => renouvellement à faire : |
OUI |
| 2ème cas : mandat toujours en cours => pas de renouvellement : |
NON |
Il est important de bien essayer de compléter ce document de manière uniforme, mais il est reconnu que certains points sont parfois difficiles à déterminer clairement entre le NON et le N/A…
| I.VERIFICATIONS PREALABLES (à compléter par le gestionnaire) Page 1 |
Dossier Azur
1. Vérification que les onglets de « Dossier » dans Azur sont bien à jour ?
L’onglet avec le nom et l’adresse est bien évidemment le plus important, et le premier contrôle à effectuer dans chaque dossier correspond donc à ces données afin de s’assurer qu’elles sont bien à jour.
2. Le ou les contacts principaux sont ils bien à jour (Tél.Fax/Gsm/Email) ?
Il importe ensuite de s’assurer que le ou les contacts principaux sont également bien à jour, et que vous avez bien mis dans la base de données toutes les informations que vous détenez (abandon définitif de listes personnelles au profit de la base de données commune). De même, s’il apparaît clairement qu’un correspondant du dossier n’est plus d’actualité, il doit être supprimé pour ne pas noyer les données utiles.
3. Paramétrage incorrect ou incomplet dans Azur signalé au responsable ?
Enfin, si le paramétrage du dossier est incorrect ou incomplet, il est impératif de le signaler au manager et au responsable. En effet, si le paramétrage est incorrect, il faut le signaler par écrit afin que les travaux prévus à l’éventuelle lettre de mission soit bien repris dans la mission et que les autres prestations à caractère exceptionnel puissent être séparées et pointées bien à part. Un paramétrage correct en prestations et en temps sera aussi utile pour un bon suivi de dossier et pour une charge de travail correcte par collaborateur. Si elle est signalée par écrit (note par email) lorsqu’elle est détectée, à la clôture mais aussi dès qu’elle est détectée en cours d’exercice, cela permettra de remettre le paramétrage bien à jour (charges, intervenants, planning et durée de la charge).
Fiscalité
Extrait de versements anticipés
4. Y aura-t-il un report/remboursement de VA à prévoir ?
Ce point a pour but d’être attentif d’une part à un éventuel report ou remboursement de VA qui serait déjà connu notamment suite à l’établissement de situations intermédiaires, et montrant un excédent de VA à traiter avant l’échéance de modification des extraits VA.
TVA étrangères
5. Y a-t-il des TVA étrangères à récupérer (comptabilisation à part) ?
Pendant l’exercice, il est recommandé de comptabiliser les TVA étrangères dans un ou plusieurs comptes de TVA récupérables à part des TVA belges. Il sera ainsi possible d’apprécier en fin d’exercice, l’opportunité de lancer les formalités de récupération d’éventuelles TVA étrangères si les montants en jeu en valent la peine.
Déduction pour investissement majorée (Voir aussi page 2 – II VERIFICATIONS SPECIFIQUES)
Il existe des déductions pour investissements majorées pour plusieurs types d’investissements. Le point traité ici prend en compte celles qui peuvent être rencontrées régulièrement dans nos dossiers. D’autres déductions tout aussi importantes, mais moins courantes, seront également abordées dans le point « II. Vérifications spécifiques ».
6. Economiseurs d’énergie
7. Sécurisation
8. Numérique (Cybersécurité + commerce électronique) Attestation ?
9. Moyens de production – produits de haute technologie Attestation ?
Dans les déductions reprises ci dessus, et pour obtenir cette déduction majorée, il est nécessaire de solliciter dans un délai assez court (dans les trois mois de la clôture de l’exercice) une attestation auprès de la Région Wallonne pour les investissements économiseurs d’énergie.
Il importe donc de se poser cette question DES L’OUVERTURE de la check list, afin de pouvoir respecter ce délai de demande des attestations et enclencher la demande dès que possible afin d’éviter tout risque de se voir frapper par le dépassement de la date…
Exonération de personnel (PME)
L’exonération visée ici peut se rencontrer régulièrement chez nos clients. Elle ne concerne que les PME au sens repris pour cette disposition, à savoir ne pas dépasser 11 travailleurs à la date du 31.12.1997 ou pour les sociétés qui ont clôturé après cette date, ne pas dépasser 11 travailleurs lors de la clôture de leur premier bilan. Les différents points de cette rubrique ont pour but de faciliter votre vérification que l’entreprise répond aux nombreuses conditions pour son application.
Voir : « Note sur l’exonération du personnel PME »
10. L’entreprise emploie-t-elle du personnel ?
Si l’entreprise n’emploie aucun personnel, NON et vous pouvez passer directement à la rubrique suivante. S’il y a du personnel, ce point doit être examiné.
11. L’entreprise réalise-t-elle du bénéfice ?
Si l’entreprise est en perte, il n’est pas possible d’opérer une exonération de personnel. Toutefois, il se peut que l’exonération revendiquée l’année précédente doive être reprise en dépense non admises sur le personnel a diminué sur l’exercice et il s’indique encore de vérifier le point 13 b.
12. < 11 pers.au 31/12/1997 ou au dernier jour du premier exercice si clôturé après le 31/12/1997 ?
L’exonération ne vaut que pour les sociétés qui employaient moins de 11 personnes au 31/12/1997 ou qui employaient moins de 11 personnes à la fin du premier exercice si celui-ci a été clôturé après le 31/12/1997.
13. a L’entreprise semble t elle avoir augmenté son volume d’emploi sur l’exercice ?
Si les réponses précédentes étaient positives, il s’indique maintenant de vérifier que l’emploi semble avoir augmenté. Attention que cette augmentation se mesure par année civile (même pour les exercices chevauchants), et que l’augmentation doit aussi concerner des bas salaires. Si les comptes 62 ne semblent pas avoir augmenté d’un exercice sur l’autre, ou si vous avez connaissance que cette augmentation concerne des personnes avec rémunérations élevées, il n’est pas utile de réclamer le relevé 276 T.
13. b Le volume d’emploi semble t il avoir diminué si exonération exercice précédent ?
Même si l’entreprise est en perte et que l’on a bénéficié d’une exonération pour personnel supplémentaire l’année précédente, il faut alors vérifier que le personnel n’a pas diminué sinon, il est possible qu’il faudra reprendre l’exonération acquise l’année précédente en dépenses non admises et il faut donc malgré tout réclamer un relevé 276 T.
Une fiche explicative plus détaillée est également disponible sur ce site Intranet (exonération personnel PME).
Exonération de personnel (Spécifique)
Les exonérations reprises dans cette rubriques sont moins courantes que celles relatives à l’exonération PME et les conditions à remplir beaucoup plus contraignantes. Les exonérations sont aussi beaucoup plus importantes…
14. L’entreprise a-t-elle engagé une personne pour augmenter son potentiel technologique ?
Ce point n’existe plus que pour s’assurer du maintien des exonérations obtenues dans le passé. Il n’est plus possible d’obtenir ce type d’exonération actuellement.
15. L’entreprise a-t-elle engagé une personne au titre de chef de service exportation ?
Pour plus de détails, voir note (chef de service exportation).
16. L’entreprise a-t-elle engagé une personne au titre de chef de service gestion qualité ?
Pour plus de détails, voir note (chef de service gestion qualité).
Contrôles fiscaux durant l’exercice écoulé (*)
Si aucun contrôle fiscal n’a été subi durant l’exercice écoulé (sur des exercices antérieurs), vous pouvez laisser subsister la mention NON et passer au point suivant.
Si un ou plusieurs contrôles fiscaux (Contributions et TVA) ont été effectués durant l’exercice écoulé (sur des exercices antérieurs), il faut alors biffer NON. Dans ce cas, les travaux et remarques portés à notre connaissance par le contrôleur doivent avoir fait l’objet d’une note créée par celui qui a effectué ou supervisé le contrôle. Cette note a dû être créée dans Azur 2.5.2 (Contributions) et/ou dans 2.7.3 (TVA) avec éventuellement un événement créé dans le dossier Azur du client afin de permettre de suivre l’intégration des éventuelles modifications opérées ainsi que de suivre le respect des modalités d’accords éventuels négociés lors de ce contrôle.
En fonction des contrôles effectués, les quatre questions suivantes devront être résolues.
17. Contrôle TVA récent ? Eventuelles modifications sont elles bien intégrées ?
18. Contrôle TVA récent ? Les éventuels accords sont ils bien respectés ?
19. Contrôle Contributions récent ? Eventuelles modifications sont elles bien intégrées ?
20. Contrôle Contributions récent ? Les éventuels accords sont ils bien respectés ?
Si seul un contrôle Contributions a eu lieu, les points 17 et 18 feront l’objet de la mention N/A puisque les points TVA seront sans objet. Inversement, pour un seul contrôle TVA, les points 19 et 20 seront sans objet.
Si un contrôle a eu lieu et qu’il n’a donné lieu à aucune modification ou accord, il y aura lieu de laisser subsister la mention N/A. De mêmes, si des modifications ou accords ont été conclus mais qu’ils ne sont plus d’actualité.
S’ils font l’objet d’un suivi ou sont respectés, la mention OUI sera maintenue. Dans le cas ou il n’y aurait pas de suivi ou de respect pour quelques raisons que ce soit, et sauf s’il s’agit d’une instruction reçue du responsable du dossier, il faudra que ce manquement soit expliqué au responsable du dossier. (A cet effet, une zone de note a été insérée à la fin de la page 8 avec rappel au point de la check list qui est en relation avec la note.
Immeubles – Improductivité
21. Propriétaires d’immeubles ? Y a-t-il une improductivité à solliciter ?
En tant que propriétaires d’immeubles, la société a droit, sous certaines conditions, à revendiquer l’improductivité de son ou ses immeubles s’ils n’ont pu être occupés pour de justes motifs et pour une période d’au moins 180 jours sur l’exercice. A noter que cette improductivité ne peut être revendiquée, sauf exceptions rares, que pour un seul exercice et que les modalités de cette improductivité varient par Région…En cas de doute, laisser une note au responsable qui examinera avec vous le cas plus en profondeur.
Code des Sociétés
22. Les statuts sont ils conformes à la législation actuelle (Mise à jour)
Les statuts de la plupart des sociétés ont été mis à jour il y a quelques années suite au passage au Code des Sociétés. Il subsiste toutefois quelques entreprises pour lesquelles les statuts n’ont pas été mis à jour et il convient de les mettre en ordre dès que possible. Il est également important de vérifier ce point en cas de reprise d’un dossier. A vérifier et à signaler ici pour mention de cette irrégularité soit dans un courrier distinct, soit dans le courrier adressé au client avec sa copie de déclaration fiscale.
23. toutes les activités de l’entreprise sont elles reprises dans l’objet social ?
Il se peut qu’au cours de son évolution, l’entreprise se lance dans une ou plusieurs activités qui ne sont pas reprises à son objet social. Si cette situation existe et est connue, il est nécessaire de proposer au client de modifier son objet social afin de le mettre en concordance avec les activités réellement effectuées. Ce serait d’autant plus important de signaler ce point au client si une des activités exercées nécessitait des autorisations ou des compétences légalement requises.
24. Y avait-il des modifications à publier au Moniteur Belge pendant l’exercice ?
Si dans les documents établis l’exercice précédent, il apparaît qu’une publication au Moniteur Belge devait être réalisée, bien vérifier que celle-ci est publiée au Moniteur Belge et qu’une copie de ce Moniteur a été classée au dossier permanent.
25. Publications légales intervenues pendant l’exercice au Moniteur Belge ?
Indépendamment du point précédent, et afin de s’assurer que nous sommes bien au courant de toutes les modifications intervenues dans le dossier, il est également nécessaire d’aller sur le site du Moniteur systématiquement chaque année et de vérifier que l’on est bien au courant de la ou des publications éventuellement intervenues depuis la dernière clôture. S’il s’avère qu’une nouvelle publication existe, vérifier qu’il ne faut pas la capter et la classer au dossier permanent afin d’adapter ou modifier certaines des données de la société en notre possession.
| II.VERIFICATIONS SPECIFIQUES Page 2 |
Déduction pour investissement majorée spéciale (rare)
26. Stations de rechargement véhicules électriques
Cette déduction vise à encourager les investissements pour favoriser l’émergence des véhicules électriques. Rare à ce jour, elle pourrait devenir plus fréquente dans le futur.
27. Réutilisation de récipients
Cette déduction vise à encourager les investissements pour favoriser le recyclage de récipients afin de limiter le volume de déchets produits par les entreprises. Très rare à ce jour, elle sera réservée à des métiers spécifiques que nous pouvons rencontrer de manière très ponctuelle.
Recherche et développements – Brevets
Déduction pour investissement majorée et crédit d’impôt
Ce point couvrant également potentiellement peu de dossiers, il a été déplacé ici afin d’être traité aussi brièvement que possible, un NON à la première ligne permet de passer directement au point suivant. Dans plus de 99% des dossiers, ce point sera inutile, mais si la société est concernée, quatre points différents devront alors être examinés. Si ces points concernent peu de dossiers, cela peut toutefois présenter des enjeux importants.
28. DPI majorée – brevets
Si l’entreprise acquiert des brevets, elle peut revendiquer une déduction pour investissements majorée.
29. DPI majorée – Recherche et développement
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30. Crédit d’impôt recherche et développement
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31. Exonération PrP chercheurs
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Subsides R&D et brevets
A côté des incitants DPI majorée, crédit d’impôt et exonération PrP chercheurs, la recherche et développement peut également bénéficier de subsides, les quels sont, comme les subsides reçus pour investissements, exonérés à l’impôt des sociétés. Il est donc important, si l’entreprise effectue de la R&D et si elle a reçu des subsides, d’examiner ce point avec attention.
32. L’entreprise a-t-elle reçu des subsides d’exploitation ?
Si aucun subside n’a été reçu avec une comptabilisation en compte 74xxxx, il n’est pas nécessaire d’aller plus loin. Si par contre, des subsides sont comptabilisés en compte 74xxxx, il importe de vérifier qu’ils ne sont pas visés par ce point. Si ce n’est pas le cas, vérifiez alors avec le point suivant.
Ceux ci (rubrique 740xxx) peuvent faire l’objet d’une exonération d’impôts sous des conditions assez strictes. Une documentation est disponible également sur le site Intranet. Il conviendra de distinguer le type de subside reçu afin de traiter ce point correctement et autant que possible à l’avantage du client.
Voir note « Subsides d’exploitation »
Subsides APE et « Bonus » stage IFPME
L’entreprise a-t-elle reçu des subsides d’exploitation ?
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33. Subsides comptabilisés en