Déclaration - part 3

151. Mise à jour onglet «  »Suivi » » du rapport comptable et détermination exemplaires clients papier et «  »Pdf » »

Dans le fichier rapport comptable, l’onglet « Suivi » doit être complété afin de déterminer le nombre des exemplaires « papier » éventuels à demander au secrétariat et noter l’éventuel suivi des envois de fichiers pdf (clients, banques, reviseurs…)

152. Actions ponctuelles de l’année 2016 – Vérification du suivi – Voir page 8

Pour l’année 2016, il est prévu dans le cadre des actions ponctuelles, de procéder à la mise à jour de l’annexe 4Capital concernant les taux de précompte mobilier retenu en fonction des catégories d’actions et parts, et plus particulièrement de mentionner les actions et parts VVPR nouvel article 269 CIR ainsi que le suivi nominatifs des souscripteurs concernés comme suit (voir modèle Rapport Comptable (Vers 5.01) Simplifié ou Complet – Se trouvent dans le dossier Azur SECRETARIAT) :

TYPES D’ACTIONS ET PARTS
	Actions ou parts ordinaires	PrM 27%			500
	Actions ou parts VVPR (nouvel article 269 CIR)	PrM 15%			0
	Actions détenues par autre(s) société(s)	Exo PrM			0
					500
ACTIONS ET PARTS VVPR (Après le 01.07.2013)
	Souscripteurs initiaux
	Mr/Mme XXX				0
	Mr/Mme XXX				0
	Mr/Mme XXX				0
	Mr/Mme XXX				0
	Total des actions ou parts VVPR				0

153. Attention  ==>  Mise à jour planning mural secrétariat  => «  »Terminés » »

Lorsque le dossier est terminé et remis au secrétariat, le planning mural qui se trouve au secrétariat peut être mis à jour et la fiche du dossier « Comptabilité » être avancée au niveau Dactylographie, de même que la fiche « BNB » éventuelle être avancée pour être mise à l’échéancier de publication.

Validation par le responsable du dossier (Initiales + date) 

154. Date prévue au planning interne (cohérence charge C20 et onglet Dossier/Cli SOC +) :

Vérification dans Azur – Dossier – Onglet Cli SOC + de « Date prévue clôture » et vérification éventuelle que la charge C20 est cohérente avec cette date.

155. Mise à jour Azur date clôture réelle (dans onglet Dossier/Cli Soc +) :

Mise à jour dans Azur – Dossier – Onglet Cli SOC + de « Date réelle clôture » pour vérification du respect du délai planning souhaité. Comparaison avec l’exercice précédente et raisons du retard éventuel pour note dans l’événement appréciation.

156. Examen des temps prestés sur le dossier par rapport au budget (cohérence budget) :

Examen de la liste des temps du dossier avec regroupement par prestation pour appréciation et comparaison des temps prestés par rapport aux budgets temps prévus pour note dans l’événement à générer.

157. Génération événement appréciation (Mémo/Situation Comptable + envoi mail au gestionnaire et manager)

Génération d’un événement de type « Situation Comptable » afin de faire le suivi de celui/celle qui a effectué la clôture, des éventuels problèmes détectés lors de cette clôture, du respect ou non du délai prévu et des responsabilités éventuelles en cas de retard (client, gestionnaire, responsable) ainsi qu’une appréciation quant aux temps prestés pour réaliser le dossier et comparaison éventuelle avec l’année précédente (ainsi que le respect des éventuels objectifs fixés l’année précédente)

Mise à jour de l’intervenant – Destinataire avec les coordonnées du gestionnaire et envoi de l’événement au gestionnaire du dossier et au manager pour information.

IX. FINALISATION DOSSIER PAR LE SECRETARIAT

 

Le secrétariat intervenant complètera de ses initiales, une fois le dossier en sa possession, les points suivants qui auront été effectués :

158. Cohérences des adresses (documents/Azur/dossiers suspendus)

Vérification croisée des adresses figurant sur les documents avec l’adresse du dossier figurant dans Azur. Attention, pour rappel, la fusion d’un document entraine la mise à jour des coordonnées du client reprises dans Azur, mais la simple copie d’un fichier de l’exercice précédent vers l’exercice en cours ne génère aucune mise à jour et il s’indique donc d’être attentif en cas de modification des données de base de la société.

159. Vérification et Mise en page du rapport comptable   (+ vérif date AgO sur présentation)

Vérification des données reprises dans le rapport comptable avec les éditions comptables et mise en page pour l’impression définitive. Vérifier la date d’AgO reprise dans le fichier Excel du rapport comptable avec la date de l’AgO et en cas de doute sur le maintien de la date prévue, omettre cette mention sur la première page du rapport comptable (à voir éventuellement avec le responsable du dossier).

160. Préparation des exemplaires papier et du fichier «  »pdf » » du rapport comptable

Sur base de l’onglet « Suivi » du fichier Excel du rapport comptable, préalablement complété par le responsable du dossier, les exemplaires « papier » et le fichier pdf sont imprimés.

161. Vérification et Mise en page rapport gestion et PV AgO

Vérification des chiffres repris dans les rapports et PV avec les documents comptables, vérification des nom et adresse du dossier et des noms de dirigeants et associés ainsi que finalisation de la mise en page et impression papier et/ou pdf pour envoi au client et signature.

162. Vérification et mise en page des annexes fiscales

Vérification des chiffres repris dans les annexes fiscales avec les documents comptables et la déclaration fiscale Biztax ainsi que finalisation de la mise en page et impression papier et/ou pdf pour copie au client.

163. Déclaration fiscale BIZTAX et relevés fiscaux + exemplaire papier client (sauf liasse pdf)

Finalisation de la déclaration BIZTAX, de ses annexes internes et relevés fiscaux en format papier, si le point 164 relatif à une demande de liasse fiscale en format pdf n’est pas cochée.

164. Préparation d’un fichier «  »pdf » » de la liasse fiscale (si fichier pdf – plus d’exemplaire papier)

Finalisation de la déclaration BIZTAX, de ses annexes internes et relevés fiscaux en format pdf, si la case à cocher prévue à cet effet a été cochée par le responsable.

165. Envoi des comptes annuels BNB

Si un envoi BNB doit être effectué, le responsable doit s’assurer que la case a bien été cochée. Dès lors, le secrétariat procédera à l’envoi des comptes annuels après réception de la première page prévue pour la mise à jour de l’échéancier et réception du PV de l’AgO signé (sauf instruction contraire du responsable du dossier). Une fois le fichier déposé, le fichier XBRL préparé sur le K devra être supprimé afin d’avoir un inventaire permanent des fichiers restant à envoyer.

166. Préparation et envoi des publication Moniteur Belge

Si une publication au Moniteur Belge doit être effectuée, le responsable doit s’assurer que la case a bien été cochée. Dès lors, le secrétariat procédera à la publication après réception des documents nécessaires signés par le client.

167. Préparation et envoi des modifications à la BCE

Si l’immatriculation à la BCE doit faire l’objet d’une mise à jour, le responsable doit s’assurer que la case a bien été cochée. Dès lors, le secrétariat procédera à la mise à jour après réception des documents nécessaires signés par le client.

168. Envoi décl.PrM on Web + email paiement PrM + détail par bénéficiaires (273 Intérêts)

Si une déclaration au PrM doit être établie pour des intérêts attribués, et qu’il faut envoyer un email pour avertir le client de la somme à payer au titre de PrM, les documents auront été préparés par le gestionnaire et figureront dans le dossier Isoc. Le responsable devra s’assurer que la case a bien été cochée afin que le secrétariat puisse procéder à l’envoi (sauf instruction contraire clairement donnée par le responsable).

169. Envoi décl.PrM on Web + email paiement PrM + détail par bénéficiaires (273A Dividendes)

Si une déclaration au PrM doit être établie pour des dividendes attribués, et qu’il faut envoyer un email pour avertir le client de la somme à payer au titre de PrM, les documents auront été préparés par le gestionnaire et figureront dans le dossier Isoc. Le responsable devra s’assurer que la case a bien été cochée afin que le secrétariat puisse procéder à l’envoi pour autant que l’assemblée générale ait été reçue signée en retour (sauf instruction contraire clairement donnée par le responsable).

170. Envoi Belcotax relevé 325.20 (si créé par Corporate – rectif./complém.en dehors de Kluwer)

Le relevé 325.20 correspondant à une rectification ou à un complément doit être établi par le gestionnaire sur Corporate lorsque le dossier des rémunérations gérants n’est pas tenu par notre secrétariat de manière récurrente. Lorsque ce relevé a été établi par Corporate, cette case est cochée et la copie du relevé est déposée au secrétariat pour envoi par Belcotax. Une fois envoyé, la copie annotée du n° d’envoi doit être classée dans Azur sous format « PDF » et en copie papier au dossier fiscal.

171. Envoi Belcotax relevé 325.20 (si créé par Kluwer – rectif./complémentaire)

Le relevé 325.20 correspondant à une rectification ou à un complément doit être établi par le secrétariat sur Kluwer lorsque le dossier des rémunérations gérants est tenu par notre secrétariat de manière récurrente. Lorsque ce relevé doit être établi par Kluwer, cette case est cochée et les données relative à la rectification ou au complément sont remises au secrétariat pour intégration dans Kluwer et envoi par Belcotax. Une fois envoyé, la copie annotée du n° d’envoi doit être classée dans Azur sous format « PDF » et en copie papier au dossier fiscal.

172. Envoi Belcotax relevé 325.45 (si créé par la fiduciaire dans Corporate)

Le relevé 325.45 correspondant à l’attribution de droits d’auteur doit être établi par le gestionnaire sur Corporate. Lorsque ce relevé a été établi, cette case est cochée et la copie du relevé est déposée au secrétariat pour envoi par Belcotax. Une fois envoyé, la copie annotée du n° d’envoi doit être classée dans Azur sous format « PDF » et en copie papier au dossier fiscal.

173. Envoi Belcotax relevé 325.50 (si créé par la fiduciaire dans Corporate)

Le relevé 325.50 correspondant à l’attribution de commissions et honoraires doit être établi par le gestionnaire sur Corporate. Lorsque ce relevé a été établi, cette case est cochée et la copie du relevé est déposée au secrétariat pour envoi par Belcotax. Une fois envoyé, la copie annotée du n° d’envoi doit être classée dans Azur sous format « PDF » et en copie papier au dossier fiscal.

174. Vérification + dactylographie complète  du dossier finalisée par

Lorsque les différents points confiés au secrétariat sont terminé, la secrétaire qui clôture ce cadre note ses initiales et la date de fin.

X. SUIVI DE L’ENVOI DES RAPPORT/DECLARATION PAPIER ET PDF

 

175. Concernant l’envoi des rapports comptables, des liasses fiscales, des procès‐verbaux et afin d’assurer un meilleur suivi et pouvoir effectuer des rappels nécessaires en cas de retour tardif de la part du client, il est important de bien compléter ce qui suit :

Les points 176 à 179 doivent être complétés avec soin par le responsable afin de donner les instructions précises au secrétariat pour l’envoi du rapport comptable et de la copie de la déclaration fiscale.

176. Envoi situation comptable, rapport et PV d’assemblée (cocher et biffer les cases nécessaires) :

L’envoi au (x) client(s) du rapport comptable, du rapport de gestion éventuel ainsi que de l’assemblée générale doit il être fait ? Si ce n’est pas le cas, cocher « NON » et c’est fini (exemple si les documents ont été ou seront remis lors d’une réunion). Si c’est le cas cocher « OUI » et dans ce cas, il faut encore préciser si l’envoi en cochant la case adéquate, si cela doit être fait par le secrétariat ou par le responsable.

Selon que l’envoi doit être fait par courrier, par email, voire par les deux moyens il faudra biffer « OUI » ou « NON » sur chaque ligne en notant en cas d’envoi le nom du destinataire et la mention de l’adresse postale ou email si l’adresse habituelle ne doit pas être utilisée (pour des raisons de confidentialité par exemple)

177. Date envoi :          /       /             Remarque : si envoi par courrier/mail faire suivi jusqu’à réception des documents signés en retour

Lorsqu’il y a envoi, la date sera notée par celui ou celle qui a procédé à l’envoi et l’envoyeur procédera au suivi éventuel des documents à recevoir signés en retour.

178. Envoi de la liasse fiscale  (cocher et biffer les cases nécessaires) :

L’envoi au client de la copie de la déclaration fiscale et de ses annexes doit il être fait ? Si ce n’est pas le cas, cocher « NON » et c’est fini (exemple si les documents ont été ou seront remis lors d’une réunion). Si c’est le cas, il faut cocher « OUI » et dans ce cas, il faut encore préciser si l’envoi en cochant la case adéquate, doit être fait par le secrétariat ou par le responsable.

Selon que l’envoi doit être fait par courrier ou par email (un seul des deux moyens) il faudra biffer « OUI » ou « NON » sur chaque ligne en notant en cas d’envoi, le nom du destinataire et la mention de l’adresse postale ou email si l’adresse habituelle ne doit pas être utilisée (pour des raisons de confidentialité par exemple)

179. Date envoi :          /       /      

 Lorsqu’il y a envoi, la date sera notée par celui ou celle qui a procédé à l’envoi.

180. VERIFICATION TAUX PLEIN/TAUX REDUITS

Les différents points de cette vérification doivent être abordés dans l’ordre. Pour rappel, dès qu’un critère n’est pas rempli pour bénéficier des taux réduits, le taux plein s’applique directement.

Le tableau de décision pour vérifier l’application des taux plein ou réduits doit être rempli tant à la pré-clôture, qu’à la clôture définitive sauf si dès la pré-clôture, il apparaît que le taux plein est irréversible (exemple d’une société filiale d’un groupe qui, détenue par une autre société, sera toujours soumise au taux plein) – voir « Note sur les taux réduits ».

181. VERIFICATION TAILLE DE LA SOCIETE

Les différents points doivent être abordés dans l’optique de départ qu’une société est toujours grande sauf s’il peut être démontré qu’elle est petite au moyen des critères prévus à l’article 15 du Code des Sociétés.

Le tableau de décision pour vérifier si la société est soumise au schéma abrégé ou au schéma complet, doit être complété. En cas de doute, merci de vous référer à votre chef d’équipe qui verra lui-même à interroger le responsable s’il ne sait pas résoudre le cas avec certitude.

Il sera toujours assez simple de déterminer le choix lorsque la société n’est liée à aucune autre société. Par contre, en cas de filiale ou de maison mère, le cas pourrait être plus compliqué – voir « Note sur la taille de la société ».

Ces critères sont d’ores et déjà modifiés pour les exercices qui ont débutés dès le 1^er janvier 2016 et ce tableau devra être profondément modifié pour ces exercices (introduction de la notion de microsociété et renversement de l’optique de départ où la société est très petite ou petite sauf s’il apparaît, à l’examen des critères modifiés également, qu’elle est grande).

CHECK LIST DES ANNEXES ET RELEVES FISCAUX – PAGE 8

 

182. Détail des réserves taxées (si détail n’existe pas dans un autre annexe => occultes)

S’il existe des réserves taxées dont il est utile d’effectuer le détail parce qu’il n’existe nulle part ailleurs dans le dossier, l’annexe « Réserves taxées » figurant dans le modèle Azur « Annexes Fiscales Ex. XXXX» sera complétée et jointe au dossier. Cette annexe concernera donc principalement les réserves occultes mais parfois aussi les mouvements des réserves de liquidation pour garder la trace de celles-ci lorsqu’elles sont inclues dans d’autres rubriques (réserve légale par exemple).

183. Détail des réserves exonérées (si détail n’existe pas dans une autre annexe)

S’il existe des réserves exonérées dont il est utile d’effectuer le détail parce qu’il n’existe nulle part ailleurs dans le dossier, l’annexe « Réserves Exonérées » figurant dans le modèle Azur « Annexes Fiscales Ex. XXXX» sera complétée et jointe au dossier.

184. Majoration des réserves en début de période (fichier annexes fiscales)

S’il s’indique d’effectuer une majoration des réserves de début d’exercice, l’annexe « Majoration Réserves » figurant dans le modèle Azur « Annexes Fiscales Ex. XXXX» sera complétée et jointe au dossier.

185. Dépenses non admises (fichier annexes fiscales)

S’il existe des dépenses non admises dans le dossier, le détail de celles-ci sera réalisé dans l’annexe « DNA » figurant dans le modèle Azur « Annexes Fiscales Ex. XXXX» qui sera complétée et jointe au dossier.

186. Relevé 275 U – Déduction pour investissement (étalée, majorée en une fois, PME.)

S’il existe des investissements qui peuvent être éligibles à la déduction pour investissements, le relevé 275U du logiciel Kluwer sera complété et joint au dossier. Des notes sont disponibles dans les différents points précédents qui abordent les déductions pour investissement particulières. Voir aussi –  « Note générale sur la DPI ».

187. Relevé 204.3  – Réd.valeur clients et provision pour risques et charges

S’il existe des réductions de valeurs sur créances commerciales ou des provisions,  figurant au tableau des réserves exonérées, les montants doivent être consignés dans ce relevé. S’il existe beaucoup de lignes, les montants pourront être globalisés sur des lignes récapitulatives dans le relevé 204.3 du logiciel de Kluwer puisque les montants sont déjà détaillés dans le rapport comptable. Ce relevé 204.3 sera donc complété et joint au dossier. Pour rappel, les montants éventuellement taxés des créances commerciales et des provisions doivent être repris dans les réserves taxées (réserves occultes)

188. Relevé 328 K – Amortissements dégressifs

Si les acquisitions de l’exercice ont fait l’objet d’un am