Le présent document explique la façon d’utiliser l’arborescence d’Azur pour les fiches clients « Cli IPP » et de classer les différents documents créés ou à créer dans le dossier.
Pour rappel et par défaut, un nouveau document créé se place automatiquement dans l’arborescence à l’endroit où se trouve le modèle. Pour un certain nombre de modèles, cette faculté se révèle assez pratique. Par contre, pour les modèles susceptibles d’être classés dans plusieurs rubriques, il est important de ne pas oublier de les mettre au moment de leur création directement au bon endroit. En effet, compte tenu de l’arborescence plus détaillée, un classement hâtif risque d’engendrer une difficulté à retrouver la donnée ultérieurement.
Comme pour tous les autres documents mis à votre disposition, ce descriptif est un document de travail et se veut évolutif. Si l’un d’entre vous pense que des précisions ou ajoutes sont de nature à faciliter le travail de tous, toute remarque est la bienvenue.
01. ARCHIVES
Seront notamment classés sous cette rubrique :
- les accusés de réception de remise de ses documents au client ;
- les feuilles de présentation pour collages journaux et comptes définitifs ;
- les archives répertoire permettant de localiser les archives détenues pour ce client.
02. DOSSIER PERMANENT
Peu importe la mission comptable ou fiscale qui nous est confiée, avant d’entamer tous travaux, nous devons connaître ou apprendre à connaître la société en question. L’outil nécessaire à cet objectif sera le dossier permanent. Il sera constitué dès la prise en charge de la société par nos soins et devra être mis à jour, sans relâche, pendant la durée de vie de la société.
Nous devons connaître l’entreprise de l’intérieur et de l’extérieur : nous compléterons donc le dossier permanent de tous les documents internes et externes qui la concernent et qui sont nécessaires à l’exercice de notre mission et à la connaissance de l’environnement de l’entreprise. Il s’agira de réunir toutes les informations générales relatives à l’entreprise, les informations juridiques, comptables et fiscales.
2.1 Fiches, missions et collaboration
2.1.1 Fiches signalétiques client
2.1.2 Mission et collaboration
2.2 Contrats/Conventions
2.2.1 Crédits bancaires & leasings
2.2.2 Baux et suivis des baux
2.2.3 Autres contrats et conventions
2.3 Constitution/Modifications
2.3.3 Livres légaux : conservation
2.3.6 Extrait BCE
2.4 Procurations, autorisations et enregistrements divers
2.5 Fiscalité directe
2.5.1 Plans de pension
2.5.2 Procès verbaux relatifs aux contrôles fiscaux
2.5.3 Demande de renseignements & réclamations
2.5.4 Autres documents fiscaux importants
2.6 Immeubles
2.6.1 Actes d’acquisition d’immeubles
2.6.2 Notification revenu cadastral
2.6.3 Suivi RC matériel et outillage
2.7 Fiscalité indirecte
2.7.1 Formalités d’immatriculation
2.7.2 Autorisations spéciales
2.7.3 Procès verbaux relatifs aux contrôles fiscaux
2.7.4 Réclamations & demandes de renseignements
2.7.5 Autres documents fiscaux importants
2.8 Comptabilité
2.8.1 Règles d’évaluation type
2.8.2 Autres documents comptables importants
Préambule
La centralisation du dossier permanent dans Azur nécessitera le scannage de plusieurs documents et l’enregistrement de ceux-ci sous le répertoire prévu à cet effet.
Les documents papiers seront pour l’instant préservés dans le classeur rouge, le temps de s’assurer de la mise en ordre complète des fichiers informatiques. Ultérieurement un accusé de réception spécifique sera établi afin qu’ils soient rendus au client.
Le scannage s’opérera sur la photocopieuse.
Le dossier permanent doit être d’actualité et doit donc contenir les seuls documents nécessaires à la maîtrise de l’entreprise. De ce fait un archivage au moins annuel doit avoir lieu : nous vous renvoyons à la procédure prévue à cet effet et au point de la check liste de clôture.
2.1 Fiches, mission et collaboration
2.1.1 Fiche signalétique client
Dorénavant lors d’une première rencontre avec un nouveau client, une fiche signalétique devra être complétée par le responsable en collaboration avec le client. Celle-ci comprendra tous les premiers éléments nécessaires au traitement du dossier. A cet effet, nous vous renvoyons au formulaire (Modèle Azur).
Pour les clients existants, la fiche devra être mise à jour par le gestionnaire dès que le formulaire aura été remis et expliqué. Ce point sera alors ajouté à la check liste de clôture.
Outre cette fiche, seront notamment enregistrés sous cette sous rubrique les documents suivants :
- étiquettes clients
- copies cartes d’identité (nécessaires pour publications et loi anti-blanchiment)
- un organigramme de l’entreprise et ou du groupe s’il existe.
2.1.2 Mission et collaboration
- la lettre de mission + courrier(s) lié(s) à la facturation. (responsable dossier)
- tout courrier d’organisation spécifique à ce client.
2.2 Contrats et conventions
Dans l’onglet général garder le document « archivage contrats et conventions » qui mentionne le dossier de l’exercice dans lequel les contrats échus ont été archivés.
L’onglet « contrats & conventions » se divise en trois : « crédits bancaires & leasing », « baux et suivis des baux » et « autres contrats et conventions ».
2.2.1 Crédits bancaires et leasing
Les contrats de crédits & leasing seront ceux contractés par l’entreprise et qui sont toujours en cours de remboursements. Le contrat lui-même devra toujours être complété par le tableau de remboursement.
Chaque crédit fera l’objet d’un fichier séparé et nommé suivant la codification :
« Année (AAAA) banque objet numéro montant »
Ex : 2005 ING Voiture 44-01 500 000
2.2.2 Baux et suivis des baux
Les contrats de baux et suivis des baux comprendront les contrats de baux + suivi des indexations (et renouvellements éventuels)
Le libellé du fichier sera aussi précis que possible pour retrouver facilement le bail (ex. adresse du bien loué)
2.2.3 Autres contrats et conventions
Les autres conventions comprendront notamment les éléments suivants :
- Convention de reprise de commerce
- Autres contrats à spécifier
Il s’agit de documents dont le traitement comptable et ou fiscal doit être suivi. Il n’y a donc pas lieu de reprendre dans cet onglet les contrats d’assurances, les contrats commerciaux, ….
Le libellé devra également être suffisamment clair pour identifier la convention visée.
2.3 Constitution et modifications
2.3.3 Livres légaux – conservation
mise à jour et conservation des livres inventaires et centralisateur, tant que la décision de les tenir à jour sera maintenue.
2.3.6 Extrait BCE
Figurera ici la dernière version PDF de l’extrait BCE de la société
2.4 Procurations, autorisations et enregistrements divers
Toutes les procurations, autorisations et les enregistrements seront accumulés sous cette rubrique ; nous citerons par exemple :
- procurations TVA, Contributions, BNB…
- enregistrement entrepreneur : « entrepreneur enregistrement XX.XX.XX»
- autorisation transport déchet dangereux
- agréations diverses …
Attention que certaines de ces autorisations pourraient nécessiter un suivi quant à leur date d’échéance.
2.5 Fiscalité directe
Seront classés sous ce répertoire, tous les documents fiscaux importants et notamment :
2.5.1 Plans de pension
Attestation de plan de pension et fiche d’information telles que jointes aux déclarations Isoc.
2.5.2 Procès verbaux relatifs aux contrôles fiscaux
Documents émis par l’administration lors de contrôles ou de demandes de renseignements et qui sont utiles pour le suivi des contrôles futurs
2.5.3 Demande de renseignements & réclamations
Suivi des demandes de renseignements et des réclamations déposées dans le dossier.
2.5.4 Autres documents fiscaux importants
Il conviendra d’enregistrer dans ce cadre tant les documents émanant de chez nous que ceux en provenance des différents organismes, après avoir été scannés.
2.5.5 Voitures
Il conviendra d’enregistrer dans cette rubrique tous les documents en rapport avec les véhicules, en indiquant le numéro de plaque, la marque et le modèle. Idéalement, cette rubrique reprendra le « scan » des cartes grises d’immatriculation des véhicules, document indiscutable en regard du rejet CO2 du véhicule si cette données y figure (véhicules neufs immatriculés à partir de +/- 2007)
2.6 Immeubles
Des fichiers différents par immeuble devront être créés et devront notamment inclure les documents suivants :
2.6.1 Acte d’acquisition d’immeubles
Les actes d’acquisition ainsi que les éventuels calculs de la quote-part terrain, incluant aussi le calcul et/ou dessin de surface déterminant une éventuelle quote-part professionnelle (ou privée). En cas de subsidiation par exemple, mais aussi d’improductivité, il faudra aussi reprendre le tableau existant de suivi de l’exonération Précompte immobilier éventuelle et/ou Taxe compensatoire industrielle.
De même, tout autre document important et relatif à l’immeuble pourra être conservé sous cette rubrique.
2.6.2 Notification du revenu cadastral
Copie scannée du document reçu de l’administration et déterminant le revenu cadastral, ainsi que courrier éventuel en relation avec celui-ci (ceux-ci pourront être obtenu via la carte d’identité électronique sur le site du SPF Finances (myminfin)).
Pour retrouver facilement de quel immeuble il s’agit, on commencera le nom du fichier par le nom « usuel » de l’immeuble ou toute autre indication permettant de l’identifier facilement (commune, rue…)
2.6.3 Suivi RC Matériel et outillage
Les différents documents émis ou reçus en relation avec le matériel et l’outillage qui fait l’objet d’un revenu cadastral seront classés sous cette rubrique.
2.7 Fiscalité indirecte (TVA)
Ce répertoire se subdivise en
2.7.1 Formalités administratives
Cette rubrique devra comprendre, pour autant qu’elle reste disponible :
- Déclaration d’immatriculation
- Mandat de remboursement
- Déclarations modificatives
Les procurations sont quant à elles toutes centralisées dans la sous rubrique prévue à cet effet (point 5. procurations autorisations….).
2.7.2 Autorisations spéciales
Par exemple la « déduction TVA suivant affectation réelle »
2.7.3 Procès verbaux relatifs aux contrôles fiscaux
Documents émis par l’administration lors de contrôles ou de demandes de renseignements et qui sont utiles pour le suivi des contrôles futurs
2.7.4 Réclamations & demandes de renseignements
Suivi des demandes de renseignements et des réclamations déposées dans le dossier.
2.7.5 Autres documents fiscaux importants
Dont notamment consultation(s) sur points spéciaux d’application pour ce client.
Il conviendra d’enregistrer dans ce cadre tant les documents émanant de chez nous que ceux en provenance des différents organismes, après avoir été scannés.
2.8 Comptabilité
2.8.2 Autres documents comptables importants
Tout autre règle plus spécifique et les documents y afférents seront enregistrés sous cet onglet.
03. SITUATIONS ET SUIVI EN COURS D’EXERCICE
3.01 Documents permanents
Sous cette rubrique, seront classés les documents qui présentent une récurrence dans la gestion du dossier, tels que modèles d’OD, de tableaux relatifs à la gestion du dossier ainsi que la lettre mensuelle ou trimestrielle de TVA. Attention que comme par le passé, il ne faut pas accumuler ces documents et que pour les lettres, il est nécessaire de repartir du modèle afin de s’assurer d’une part que les coordonnées du client se mettent à jour en fonction des modifications apportées à Azur, mais également que les éléments du modèle soient bien les derniers (ex. changement des n° de téléphone de la fiduciaire)
3.AA Exercice d’imposition 20AA (AA = millésime de l’exercice d’imposition)
Pour rappel, l’exercice d’imposition a été choisi car il recouvre l’ensemble des cas rencontrés, que les exercices courent sur l’année civile.
Pour rappel, l’exercice d’imposition correspond au millésime de l’année de l’exercice comptable + 1.
On classera ici les documents relatifs au suivi de la situation du client pendant l’exercice d’imposition. On trouvera donc ici :
- les tableaux analytiques, les budgets, les situations PC, commentaires et lettres de renvoi de ces documents ;
- les courriers et fax de suivi du dossier seront conservés ici, mais pourront être détruits une fois que les points auront été réglés
- les analyses et demandes de crédits bancaires réalisés pendant l’exercice.
04. CLOTURES COMPTABLES ET DECLARATIONS FISCALES
4.01 Documents permanents
Sous cette rubrique, seront classés les documents qui présentent une récurrence dans la gestion du dossier, tels que l’analyse de marge ou de stocks, les comparatifs divers qui courent sur plusieurs années et qui doivent donc rester disponibles de façon indépendante des exercices d’imposition qui sont systématiquement détruits après quelques années.
4.AA Exercice d’imposition 20AA (AA = millésime de l’exercice d’imposition)
Ici, on retrouvera tous les documents créés ou reçus pour la rédaction des rapports comptables en cas de comptabilité en partie double, la déclaration fiscale ainsi que les annexes et notamment :
- rapports comptables incluant onglets de rapport mais aussi onglets de travail ;
- annexes fiscales de l’exercice (annexes préparatoires à supprimer)
- tableaux d’amortissements définitifs (en format pdf)
- déclarations PrP 274, fiches 281 et relevés 325 si personnel
- courriers relatifs à la clôture dont report VA, renvoi enrôlement vérifié…
- attestations et documents extérieurs divers
05. FORMALITES DIVERSE
5.2 Autres formalités de publication
Toute publication qui devrait être faite pour une personne physiquue (rare).
06. TRAVAUX ET COURRIERS NON RECURRENTS
6.1 Consultations et courriers
Seront classés sous cette rubrique, les consultations et courriers divers qu’il n’est pas intéressant de garder dans les rubriques de fiscalité directe ou indirecte (Autres documents fiscaux importants), ainsi que la rubrique comptabilité (Autres documents comptables importants)
07. DOSSIERS REGION WALLONNE
7.1 Primes à l’investissement
Afin de faire une distinction aisée surtout lorsque le dossier fait l’objet de nombreuses demandes, les noms des fichiers commenceront toujours par le n° attribué par la Région au dossier.
On accumulera ici :
- les documents de demandes préalables ;
- formulaires de demandes ;
- échanges de courriers ;
- demandes de liquidation ;
- tous travaux divers afférents à l’obtention de ces primes.
7.2 Primes à l’emploi
On trouvera ici les courriers relatifs à ces primes. Si plusieurs primes sont demandées, on commencera les noms de fichiers par les n° de dossiers ou par l’année de demande si les n° précités ne sont pas connus.
7.3 Aide à la consultance
En cas d’aide à la consultance, tous les travaux réalisés pour le dossier, ainsi que le rapport final, seront aussi conservés dans ce dossier.
7.4 Autres
A voir au cas par cas.
10. DOCUMENTS A GARDER
10. Documents à garder
Cette rubrique accumulera les éditions de fin d’exercice en format Pdf, à savoir tous les journaux, balances clients, fournisseurs et généraux ainsi que les historiques de ces mêmes comptes (impressions en lots de BOB ou équivalentes si autre programme comptable utilisé)
Attention que l’ajout de documents dans cette rubrique qui est protégée en suppression de documents, doit se faire par un glisser au départ de l’explorateur Windows.
60. PIECES ET DOCUMENTS
Ces deux rubriques sont des rubriques temporaires. Ne devront donc figurer ici que des documents qui nécessitent une action prochaine et qui devront ensuite être détruits ou reclassés dans une rubrique définitive.
60.1 Pièces à traiter
On pourra placer ici pour un laps de temps fini, des documents qui nécessitent un traitement et que l’on veut conserver directement dans le dossier au lieu de les laisser dans un endroit temporaire moins ciblé. Il s’indiquera de se mettre une tâche avec rappel ou de passer régulièrement dans cette rubrique afin d’éviter de perdre de vue ce travail.
60.2 Pièces à classer
On pourra également placer ici et toujours pour un laps de temps fini, des documents pour lesquels le classement n’est pas évident et demande réflexion ou demande au responsable ou à la direction s’il n’est pas expressément prévu de rubriques au moment de la réception de ces pièces.
80. EMAILS
Ces deux rubriques sont également des rubriques temporaires. Ne devront donc figurer ici que des Emails qui nécessitent un suivi ou une action prochaine et qui devront ensuite être détruits ou reclassés dans une rubrique définitive.
80.1 Entrant
On pourra placer ici pour un laps de temps fini, des Emails qui nécessitent un traitement et que l’on veut conserver directement dans le dossier au lieu de les laisser dans sa boîte mail. Il s’indiquera de se mettre une tâche avec rappel ou de passer régulièrement dans cette rubrique afin d’éviter de perdre de vue le sujet de ce mail.
80.2 Sortant
On pourra également placer ici et toujours pour un laps de temps fini, des Emails pour lesquels le classement n’est pas évident et demande réflexion ou demande au responsable ou à la direction s’il n’est pas expressément prévu de rubriques au moment de leur réception.