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Important – Nouvelle obligation pour les entreprises – le registre UBO (! échéance au 31 mars 2019)

Depuis de nombreuses années, vous êtes régulièrement sollicités par des entreprises avec lesquelles vous travaillez (notaires, banques, assurances, experts comptables, reviseurs,…) pour compléter et signer un document intitulé « Bénéficiaires effectifs ».

La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, transpose la directive européenne 2015/849 et impose d’informatiser cette obligation.

Chaque société et autre entité possédant la personnalité juridique (ASBL par exemple), va devoir récolter les informations relatives à ses bénéficiaires effectifs. Une fois recueillies, elles devront être communiquées par voie électronique à un nouveau registre dénommé UBO selon l’acronyme anglais « Ultimate Beneficial Owner ».

Les bénéficiaires effectifs pour les sociétés sont :

  • les personnes physiques qui possèdent directement ou indirectement plus de 25 % des titres ou du capital de la société.
  • les personnes physiques qui exercent le contrôle de cette société par d’autres moyens (e.g. pacte d’actionnaires, droit de nommer les membres du conseil d’administration, droit de véto).
  • les personnes physiques qui dirigent la société, si, après avoir épuisé tous les moyens possibles,, aucune des personnes visées précédemment n’est identifiée,

Les bénéficiaires effectifs pour les ASBL et fondations sont notamment :

  •  Les administrateurs  et personnes qui sont habilitées à représenter l’association ;
  • Les fondateurs d’une fondation ;
  • Les personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’Asbl ou la fondation a été constituée ou opère ;
  • La ou les personnes physiques qui occupe(nt) la position de dirigeant principal, si, après avoir épuisé tous les moyens possibles, et pour autant qu’il n’y ait pas de motif
    L’Arrêté Royal publié le 14 août 2018 entrera en vigueur le 31 octobre 2018.

Bien que l’Arrêté royal n’entre en vigueur que le 31 octobre 2018, vous pouvez déjà anticiper son entrée en vigueur, notamment en vous assurant que :

  • Vous disposez d’un représentant légal ou d’un mandataire disposant d’une carte E-ID qui pourra remplir les informations listées dans l’Arrêté royal via la plateforme en ligne MyMinFin, au nom de votre organisation ;
  • Vous avez identifié à laquelle des catégories votre ou vos bénéficiaire(s) effectif(s) appartien(nen)t ;
  • Vous disposez d’informations précises et sur les bénéficiaires effectifs de votre organisation et de toute entité juridique par l’intermédiaire desquelles vos bénéficiaires effectifs passent pour contrôler votre organisation ;
  • Vous disposez de documents probants établissant que l’information dont vous disposez est adéquate, exacte et actuelle ;

En effet, cette obligation devra être respectée dans le mois qui suit l’entrée en vigueur, soit pour le 30 novembre 2018,… ( la date butoir fixée précédemment au 30 novembre 2018 n’est plus valable. La nouvelle date butoir a été reportée au 31 mars 2019)

Une fois l’enregistrement effectué, vous avez mis en place des procédures au sein de votre organisation afin que toute modification des informations sur vos bénéficiaires effectifs soit communiquée au registre UBO dans le mois.

En effet, ultérieurement, en cas de modification, l’information devra également être communiquée dans le mois à partit du moment de la modification.

Les entités qui ne respecteront pas cette obligation légale, se verront rappelées et risqueront une amende administrative pouvant aller de 250 € à 50.000 €.

Nous pouvons vous aider dans ces démarches, et si vous êtes client de notre société, nous disposons déjà d’un certain nombre d’informations dont vous avez besoin afin de respecter cette nouvelle et contraignante obligation. Nous vous invitons dans ce cas à prendre contact avec la personne qui gère votre dossier.

Enfin, vous pourrez trouver une documentation plus complète sur le site  de l’administration du SPF Finance.