Les services fournis par des indépendants ou par des sociétés constituent des frais professionnels déductibles. Toutefois, dans certains cas, la prise en charge de ces frais nécessite l’émission de fiches 281.50 (le dépôt par Internet ne comprend plus de récapitulatif 325.50), lesquelles doivent depuis ce 1er janvier 2009 être adressées à l’administration par Internet au travers de l’application Belcotax On Web…
A noter que depuis le 1er janvier 2006, l’obligation reprise dans l’article 57, 1° du CIR d’établir une fiche a été étendue aux frais professionnels payés à des bénéficiaires non résidents (établis à l’étranger). Les fiches établies tant pour des bénéficiaires belges qu’étrangers doivent maintenant être envoyées toutes ensembles, ce qui signifie qu’il ne doit plus être fait deux relevés distincts à envoyer selon des procédures différentes.
Qu’édicte cet article 57, 1° :
« »Les dépenses ci-après ne sont considérées comme des frais professionnels que si elles sont justifiées par la production de fiches individuelles et d’un relevé récapitulatif établis dans les formes et délais déterminés par le Roi :
- commissions, courtages, ristournes commerciales ou autres, vacations ou honoraires occasionnels ou non, gratifications, rétributions ou avantages de toute nature qui constituent pour les bénéficiaires des revenus professionnels imposables ou non en Belgique, à l’exclusion des rémunérations visées à l’article 30, 3° ; « »
De prime à bord, il semble donc que toute rémunération d’une activité professionnelle indépendante débouche systématiquement sur l’établissement d’une fiche. En pratique, cela impliquerait un travail administratif tellement considérable, tant pour l’entreprise que pour l’administration, que cela en deviendrait intenable.
Le Ministre des Finances a limité le champ d’application de cette loi en précisant que l’émission de ces fiches ne concernerait pas :
- les sommes payées ou attribuées aux entreprises soumises à la loi comptable relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises, sauf dans l’hypothèse où celles-ci sont expressément dispensées, en vertu du Code de la TVA, de délivrer des factures pour les prestations effectuées. Dès lors, si un paiement a été effectué sans émission de factures par le bénéficiaire, nous ne pouvons que conseiller d’établir une fiche 281.50 pour cette opération.
- par dérogation à ce qui est dit ci-avant, même si elles établissent des factures en application de la législation TVA (architectes, géomètres, experts-comptables et fiscaux, comptables, reviseurs, ingénieurs conseils, vétérinaires), les professions libérales qui exercent en personnes physiques doivent toujours faire l’objet d’une fiche 281.50. – Com.Ir 57/63
- Une fiche doit être établie si la dépense est égale ou supérieure à 125 Euro (montant d’application après le 01.01.2002) – Com.Ir. 57/64.
- Aucune des limitations ci-dessus ne s’appliquent aux sommes payées ou attribuées à des étrangers, pour lesquelles une fiche 281.50 doit donc systématiquement être établie.
Quid en cas d’oubli d’établissement des fiches et relevés ?
A l’impôt des personnes physiques, l’absence de fiche 281.50 peut être sanctionnée par le rejet de la déduction des frais postulés.
A l’impôt des sociétés, l’article 219 du Code des Impôts sur les Revenus sanctionne ce manquement beaucoup plus durement, puisque :
« »Une cotisation distincte est établie à raison des dépenses visées à l’article 57, qui ne sont pas justifiées par la production de fiches individuelles et d’un relevé récapitulatif ainsi qu’à raison des bénéfices dissimulés qui ne se retrouvent pas parmi les éléments du patrimoine de la société.
Cette cotisation est égale à 300 p.c. de ces dépenses. (+cotisation complémentaire de crise 3% = 309%)
Ne sont pas considérées comme des bénéfices dissimulés, les réserves visées à l’article 24, alinéa 1er, 2° à 4° (sous estimations d’actifs et surestimations de passifs – donc éléments provisionnés mais non dépensés).
Cette cotisation n’est pas applicable si le contribuable démontre que le montant des dépenses, visées à l’article 57, est compris dans une déclaration introduite par le bénéficiaire (belge) conformément à l’article 305. » »
Cet article vise donc bien des dépenses, (sortie du patrimoine de l’entreprise), sur lesquelles sera appliquée une pénalité de 300%. Maigre consolation, la dépense et la cotisation de 300% resteront toutefois déductible au titre de charges professionnelles pour l’entreprise.
Enfin, le dernier alinéa, récemment introduit dans la législation, permet d’éviter la sanction, s’il peut être démontré par le contribuable, que la dépense même non appuyée des fiches et relevés indispensables, a bien été intégrée par le bénéficiaire dans ses propres revenus imposables.(cette dernière faculté ne semble être applicable que pour les bénéficiaires belges)
Dernières précisions, les fiches concernent toujours l’année civile quelle que soit la date de clôture des comptes annuels du débiteur et la règle veut que les fiches soient adressées au plus tard le 30 juin de l’année qui suit l’année de prise en charge par le débiteur.
N’oubliez pas d’établir les fiches 281.50 tant pour les frais exposés en Belgique qu’à l’étranger, car pareil oubli peut vous conduire à supporter une cotisation spéciale sur commissions secrètes de 309% (Sociétés), ou à vous voir refuser la déduction si vous exercez votre activité en personne physique.
Une fiche de trop vaut donc mieux qu’une fiche trop peu…..